Pracodawcy muszą przechowywać dokumentację pracowniczą zgodnie z przepisami Kodeksu pracy oraz innych aktów prawnych, które mają na celu ochronę praw pracowników oraz umożliwienie kontroli przez państwowe organy, takie jak Państwowa Inspekcja Pracy czy ZUS. Zapraszamy do lektury.
Bezpieczeństwo przechowywania dokumentacji pracowniczej
W celu zapewnienia odpowiednich warunków przechowywania dokumentacji, pracodawcy muszą zabezpieczyć te dokumenty przed uszkodzeniem, zniszczeniem czy dostępem osób nieuprawnionych. Wykorzystanie odpowiednich mebli i urządzeń archiwizacyjnych, takich jak szafy ognioodporne czy sejfy, jest zalecane. Z rosnącą cyfryzacją, coraz częściej stosuje się przechowywanie dokumentacji w formie elektronicznej, gdzie kluczowe jest zabezpieczenie danych i ich regularne archiwizowanie. Dobrym rozwiązaniem będzie też skorzystanie z usług doświadczonej księgowej w Sochaczewie.
Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej
Okres przechowywania dokumentacji zależy od rodzaju dokumentu. Pracodawcy mają obowiązek przechowywać akta osobowe przez 50 lat, karty ewidencji czasu pracy przez 10 lat oraz umowy o pracę i świadectwa pracy przez 5 lat. Nieprzestrzeganie tych okresów może skutkować nałożeniem kar administracyjnych na pracodawcę, dlatego istotne jest dokładne zapoznanie się z obowiązującymi przepisami i dbanie o właściwe przechowywanie dokumentacji. Warto również pamiętać o terminach przedawnienia roszczeń pracowniczych, które mogą wpłynąć na decyzje dotyczące przechowywania poszczególnych dokumentów. Gdy okres przechowywania dokumentacji dobiegnie końca, pracodawca ma obowiązek jej zniszczenia w sposób uniemożliwiający odtworzenie danych.
